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por:
Fernando Rojas R.[1] En la actualidad,
el avance tecnológico es cada vez más acelerado y 1.
INTRODUCCION La
humanidad ha desarrollado la capacidad, de crear más información de la que
puede absorber, para alentar mayor interdependencia que nadie puede
administrar y para impulsar el cambio con una celeridad que es difícil seguir.
Análogamente, las organizaciones se desquician, a pesar de la lucidez
individual, los productos y
servicios innovadores, porque no pueden integrar sus diversas funciones y
talentos en una totalidad productiva.[3]”
La
condición descrita, hace evidente, para las organizaciones de salud, la
necesidad, de fomentar el trabajo
en equipos multidisciplinarios e integrados; misionales y logísticos.
Hoy con mas prioridad, si el propósito
de la organización es permanecer y crecer. La
creatividad de las personas es el
elemento que no puede ser reemplazado
por los caudales de conocimiento y el acelerado desarrollo tecnológico. Al
contrario, la alientan y
son el instrumento de soporte Resulta
entonces necesario que la
organización de salud como un todo desarrolle
y apoye la creatividad La
persona menos pensada puede desarrollar una solución
creativa, para algún conflicto crucial o rutinario. Los inadecuados
mecanismos de gerencia usualmente empleados, no auspician la participación, el
intercambio de ideas y la retroalimentación que facilita el crecimiento, impide
que las personas expongan
abiertamente sus puntos de vista, por el temor de ser rechazados o señalados,
de manera injusta. Resulta
esencial diseñar una estructura organizacional abierta a la participación y el
diálogo constructivos, La
organización de salud, aprende a
cuando lo hacen sus clientes internos
y se hace inteligente mediante Para
que exista aprendizaje es necesario desarrollar
metodologías de: Formación Competencias,
capacitación, cultura organizacional de aprendizaje, trabajo en equipo y
conciencia de gestión adecuada de En
ese sentido, es necesario que el apoyo
sea real e incentive efectivamente, y
verdaderamente la participación de las personas vinculadas (Clientes Internos),
en los procesos de aprendizaje, capacitación, inducción, reinducción y
reentrenamiento (Desarrollo y Gestión de Competencias) , soportados en la
infraestructura de al organización
y el ambiente propicios para su desarrollo. El
resultado, Una Organización
de Salud Inteligente, que
es una combinación: Humana,
Tecnológica, de Gestión y
Control, que permite la retroalimentación continua
y facilita el aprendizaje y el mejoramiento
continuo, es decir, ala adaptación al
cambio, considerando, que además, es autocontrolada y posee, la
facilidad de reciclar sus procesos. 2
FUNDAMENTOS CONCEPTUALES
Las
tecnologías de comunicación han dado paso a la tarjeta Inteligente y edificio
Inteligente, oficina Virtual, Intranet, Internet, Extranet, Correo Electrónico
y Oficina sin Papeles, entre otros y
demás aspectos relacionados. Los
recursos y conceptos relacionados,
se originan en los procesos de información y
comunicaciones, hechos realidad por la visión creadora de las personas,
orientada al mejoramiento; de
la calidad de vida, la estandarización y agilización de los procesos y
la optimización de resultados en
todos los niveles del quehacer humano, que indudablemente benefician a la
organización, si son aplicados manera adecuada. El
planteamiento relacionado con la organización de salud
que aprende, se origina en los principios filosóficos incluidos en:
“La Quinta Disciplina”[4],
en el que autor, señala las
pautas conceptuales para el desarrollo de una Organización Inteligente. En
el desarrollo de la teoría administrativa, es necesario mencionar, los
planteamientos conceptuales
sustentados en las obras de Peter Drucker[5].
Como
gurú reconocido, del desarrollo administrativo en los últimos 50 años,
más que un desarrollador conceptual, es prospectivo, pues sus
análisis aportan elementos orientados a que la organización,
en forma permanente, se adapte a los cambios que de reiterados y dramáticos
del entorno, más que a enfrentarlos, anticiparse a ellos, con los consecuentes beneficios,
sociales, financieros, técnicos y operativos. El logro final, siempre, es
permanencia y crecimiento. Para
las organizaciones Colombianas de
Salud, dada la actual condición económica del País, actuar dentro de
los lineamientos planteados, les permitirá, sobrevivir, para crecer en
épocas de desarrollo sostenido,
por venir. Es
conveniente considerar los planteamientos desarrollados por: La
Calidad Total, Planeación Estratégica, Reingeniería y demás
tendencias administrativas recientes, que enmarcan la visión y
configuración de la misión, políticas, metas, objetivos, valores
y estrategias; que es conveniente considerar,
pues son base del desarrollo y éxito de cualquier organización, que emplee,
estos principios de acuerdo a sus necesidades y características. 3
CAMPO DE APLICACIÓN Y COMPONENTES
Campo
de Aplicación. El
tema relativo a las organizaciones de salud inteligentes, se orienta, desde el
plano general, hacia aquellas cuya misión; es el desarrollo, elaboración y
prestación de servicios, normalmente
dirigidos a mejorar la calidad de vida de sus clientes (pacientes) Las
Personas.
Son la esencia del tema en discusión. Además, son el origen y razón de ser de
cualquier tipo de organización[6],
en torno a ellos gira el desarrollo del tema y el funcionamiento del negocio,
pues la Organización de salud, se
hace Inteligente en la medida que las personas aprenden y mejoran sus
competencias, tanto personales como laborales. Lo
más importante, que
apliquen en la práctica los conocimientos que adquieren y generen experiencia a
partir de ellos Recursos.
Se
contemplan cuatro grupos, que engloban todos aquellos que una organización
puede requerir para operar, así: ·
Financieros.
Representados en dinero efectivo por ingresos obtenidos en desarrollo de las
actividades sociales, complementarias o adicionales, depósitos en entidades
financieras, bienes muebles e inmuebles, que se destinan a financiar el
desarrollo de las tareas destinadas a financiar la prestación del servicio
salud de que ofrecen. Sin ellos, no
es posible obtener resultados. ·
Equipos.
Dentro de este grupo, se
incluyen aquellos que apoyan el desarrollo de las actividades, pueden ·
De
infraestructura. Involucran
este tipo de recursos la planta física;
edificios y terrenos. El software utilizado para procesar la información, que
soportes de la competitividad organizacional. ·
Orgánicos.
Están integrados entre
otros por la estructura Organizacional, que es la misma infraestructura de gestión
y los Manuales de Funciones y Procedimientos, que son documentos guías
que apoyan el desarrollo de las labores, se emplean además para capacitación y
evaluación. Incluye igualmente, la estructura de
interacción con el medio, los estamentos, disposiciones y eventos que
inciden en el desempeño de la organización. 4
ASPECTOS CLAVES
Ninguno
de los aspectos organizacionales descritos a continuación, tiene efecto
actuando separadamente de los demás que se incluyen. La relación no es
exhaustiva, sólo corresponde a aquellos que criterios esenciales en el
desarrollo del proyecto referido. Solo con la armonización de cada uno de los
elementos descritos, podrán obtenerse resultados: ·
Plataforma Estratégica.
La misión, visión, valores y
objetivos que cada organización de
salud desarrolla, son esenciales en los procesos de adaptación y cambio, en la
medida en que su estructura
determina, los parámetros generales través
de los cuales se puede realizar. Es más, soporta
los procesos de gestión como un todo integral y de control de gestión y
mejoramiento continuo, que como se
ha indicado, facilitan la permanencia y el crecimiento. ·
Cultura
de la Organización.
Cualquier proceso de cambio, e incluso el rutinario de gestión,
estará fundamentado en el conocimiento e interpretación y modificación
de la cultura, integrada por las
normas principios y valores que regulan las relaciones de las personas que
integran la organización. Frecuentemente los proyectos de cambio y/o adaptación
fracasan o no obtienen los resultados previstos, debido a que se ignora,
desconoce o subestima el componente cultural implicado, razón por la cual la
resistencia al cambio, se convierte en un elemento opositor crítico. ·
Proceso
de Gestión. Su diseño,
desarrollo, aplicación y evaluación permanente y proactiva, hace que la
organización se encamine verdaderamente a los objetivos, aprovechado todo su
potencial, fundamentada en el de las personas que la integran. Está compuesto
por los procesos específicos de: planeación, estructuración, gerencia y
control. ·
Manuales
de Funciones y Procedimientos e
Indicadores de Gestión.
Los manuales son guías que orientan el desarrollo de las actividades en la
organización, a todo nivel, permiten desarrollar los procesos de capacitación/formación
y soportan los procesos de evaluación. Sin manuales adaptados a la organización,
no es posible evaluar, pues se hace
difícil definir los parámetros de medida y es
necesario improvisar condición que no es concebible en un proceso de valuación
objetivo. Los
manuales, proveen el punto de partida para el conocimiento de las personas en el
contexto laboral, su actividad y su perfil. Además los indicadores de gestión,
como comparación de variables, soportan el análisis real de los resultados
obtenidos en cada proceso, que se analice. ·
Estudio
de los Flujos de Información.
Está vinculado con el flujo de trabajo. Se analiza,
en una organización
que produce de servicios de salud, el tráfico de información y los
documentos que la
soportan, que son reflejo del proceso productivo operado de acuerdo, a su
importancia jerárquica, contenido ·
Sistemas
de Información. Su
sistematización, necesaria para el desarrollo de las operaciones de la
organización, da lugar al sistema
de información, soporta
los procesos de comunicación, generación de experiencia y mejoramiento
continuo. Constituyen la plataforma esencial; para el desarrollo de la cultura
del conocimiento y la información, la agilización de procesos, el incremento
de la productividad y la interactividad organizacional, claves el desarrollo
empresarial y el mejoramiento continuo. ·
Gestión
Financiera. Está integrada
al proceso general de gestión como una actividad especializada, orientada a
financiar las operaciones de la organización, regulando, presupuestando
y costeando el flujo de los recursos económicos. ·
Servicio
al Cliente e Interacción con el Entorno.
El destino del servicio que la organización presta junto con todas las acciones
que implica, está destinado al entorno. Ningún esfuerzo administrativo tendrá
sentido si el destinatario final de todo el trabajo, el cliente externo
(paciente), no lo recibe o si lo hace no contribuye efectivamente con la
satisfacción de sus necesidades. Por esta razón es necesario evaluar el
servicio, que es evaluar satisfacción, para superar las debilidades que pueda
presentar y mantener relaciones cordiales y de cooperación, con el entorno,
dentro del cual la organización, prestadora de servicios de salud
realiza su actividad. ·
Análisis
Operacional. Determinar con
precisión la eficiencia del
desarrollo de los procesos,
califica e identificar las rutas críticas,
cuellos de botella y; posibilita
planear la eliminación, sustitución y mejora continua de los procesos.
Hace parte de los procesos de control y auditoria. ·
Control de Gestión y Auditoria. Medir
los resultados de los procesos
organizacionales, a partir de la autoevaluación desde cada persona, siguiendo
por el control por áreas claves de
resultados (Misionales), orientadas a encontrar debilidades, no culpables,
junto con su origen y características, que termina con la auditoria como
proceso evaluativo general de servicios, cuyo resultado es información diagnóstica[7],
que soporta las decisiones que
alimentan el mejoramiento continuo. ·
Mejoramiento
Continuo. Integrando al
aprovechamiento del papel y crecimiento efectivo de las personas y el empleo de
los recursos en pos de la eficiencia y el crecimiento humano,
es adaptación al cambio y juega papel
esencial en la permanencia y crecimiento real de la organización. Se
fundamenta, en el desarrollo de procesos estructurados de control y
auditoria. Soporta las decisiones gerenciales adoptadas como consecuencia de los
resultados objetivos, de la aplicación del
control y la auditoria, a partir de la planeación. ·
Flujos
de Trabajo. Estimar el consumo
y utilización de recursos en magnitudes de tiempo, espacio y costo, al
situarlos en el contexto físico. Guarda una íntima relación con el análisis
operacional. 3.5
CONCLUSION
El
análisis presentado, orientado a justificar la actuación de las organizaciones
de salud, como organismos inteligentes, dentro de un planteamiento que no tiene
nada de novedoso, solo con estructura y orden diferente a otros similares, ha
tenido como propósito, llamar la atención en relación con un aspecto integral
de la gestión que la hace operativa.
Se
ha hecho énfasis en los procesos de control, soportados en análisis de flujos
de información y documentos, de operaciones, evaluación y auditoria
estructurados, integrales y objetivos, encaminados a detectar debilidades,
propiciando el mejoramiento continuo, el cambio, la adaptación
y la permanencia de la organización prestadora de servicios de salud.
Importante,
para alcanzar el resultado descrito, el papel de los desarrollos tecnológicos
en materia de procesos de información y comunicaciones que hacen posible que la
organización tienda a la perfección, sólo si los adapta y emplea
adecuadamente, de acuerdo con sus condiciones y necesidades, de lo contrario
contribuirán a su desaparición.
BIBLIORAFIA
ABAB, Darío. Control de Gestión.
Interconed, Primera Edición. 1996. [1]
Administrador de Empresas. Especialista
en Auditoria de Sistemas MG. En economía y Políticas en Salud. Asesor
Hospitalario. Profesor en especializaciones en Gerencia y Auditoria de salud
en Colombia
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