PALABRAS CLAVES: INFORMACIÓN EN SALUD. MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

Dr. Jaime Otero M.
Dr. Jaime Ignacio Otero I. 

Un error bastante frecuente que muchos de nosotros cometemos es que no sabemos generar información sobre nuestras actividades del consultorio y por ello andamos bastante desorientados y no nos es posible tomar decisiones o proyectar nuestro futuro. No conocemos con exactitud dónde nos encontramos, cuáles son las tendencias de diversos aspectos de nuestra práctica y sobre todo, si estamos progresando o retrocediendo. Saber si una tendencia es favorable o no es muy importante, por que de ello dependerá hacia dónde dirijamos nuestro esfuerzo.

De nada serviría si pensamos que en el consultorio nos está yendo bastante bien, lo que nos permite sentir satisfacción, pero desconocemos la información que sustente este sentimiento. Si el análisis de nuestra práctica (si lo generamos), nos indica que cada mes tenemos menos número de pacientes y menos ingresos, que cada día son menos los pacientes que aceptan nuestros tratamientos, será entonces momento en que deberemos preocuparnos antes que alegrarnos.

Son muchas las áreas que a diario debemos controlar y por ende, muchas las que nos deben permitir recoger información precisa. No se trata de que simplemente pensemos o creamos que nos va bien, más o menos o mal, sino que debemos tener una cuantificación exacta de nuestros problemas.

Nada valdrá que tengamos muchísimas fichas de pacientes antiguos y recientes si no las analizamos y obtenemos información de ellas. Si no conocemos cuál es el lugar donde vive la mayoría de nuestros pacientes, cuál es su promedio de edad, sexo, manera como han llegado al consultorio, el tipo de servicios que han demandado, el promedio de ingresos que cada uno de ellos representa, etc., estaremos desperdiciando información que es de muchísimo valor para proyectar nuestro trabajo.

En una publicación nuestra (1) señalamos y describimos la enorme cantidad de actividades que debemos controlar, pues consideramos que el Control (como parte fundamental del proceso administrativo), debe ser realizado permanentemente. Quien no controla no sabe dónde está y menos, dónde terminará. A esa persona que no conoce nada de nada de su empresa de salud, le sugerimos que actúe de inmediato, empiece a generar información, a recogerla de todo aquello que tiene a la mano y que no espere estar realmente complicado o tener problemas para que recién se preocupe.

En el transcurso de estas líneas iremos señalando las diversas áreas o rubros sobre los que debemos conocer de memoria si es posible, diversa información sobre nuestro consultorio. De repente no debamos decir “de memoria” pero sí expresamos que debe considerarse inconcebible que simplemente no se conozca el volumen de ingresos o egresos como alguna vez comprobamos en un estudio que realizáramos sobre un total de    profesionales (2) en el que se comprobó que un   % no conocían sus Ingresos y un   % no conocían sus Egresos.

Hay datos cómo cuál es el promedio mensual de ingresos, de egresos, el número de pacientes nuevos que se reciben por mes, el número de obturaciones de resina o amalgama que se realizan, el promedio de productividad en trabajo, el grado de inasistencia a las citas, el costo-hora operativo, etc., etc.

La forma de obtener de manera ordenada este tipo de información lo detallaremos en este trabajo.

Será interesante que Ud. conozca que para obtener Información o mejor dicho, que el proceso para la obtención calificada de información, es el siguiente:

ETAPAS DEL PROCESO DE OBTENCIÓN CALIFICADA DE INFORMACIÓN :

Aprovechamiento de la información para la toma de decisiones

1	Definiciones previas
2	Registro: Llenado de formatos
3	Recopilación: Acopio acumulativo.
4	Verificación: Control de calidad de los datos recogidos
5	Procesamiento: Transformación manual o computarizada de la información mediante procedimientos de: Resumen, Consolidación, Conversión y Asociación.
6	Presentación: Elaboración de Cuadros y Gráficos
7	Análisis e Interpretación primarios : Información cuantificada y cualificada en base a matriz de interpretación previamente establecida.
8	Almacenamiento y Ordenamiento: Proceso de archivar información con criterio operativo, administrativo y estratégico
9	Filtro: Selección de la información en banco de datos en base a Indicadores Básicos.

INFORMES DE DETALLE: Documentos que evalúan desviaciones de lo producido, frente a lo esperado.

INFORMES TÉCNICOS: Documentos en los que se compara los Procedimientos y Resultados alcanzados con Normas, Metas y Estándares, expresados en Indicadores Cuantitativos e Indicadores Cualitativos.

Para el trabajo diario de todo consultorio privado o estatal de Odontología será necesario tener presente que son 5 las áreas sobre las que podemos obtener información:

 

a) PACIENTES

b) PERSONAL PROFESIONAL Y ASISTENTE

c) PROVEEDORES

d) ECONÓMICA

e) COMUNIDAD PROFESIONAL

Pacientes:

 

• Datos de filiación

• Datos médicos

• Datos odontológicos

• Comportamiento operativo (cumplimiento)

• Necesidades, requerimientos, actitudes y expectativas

• Datos económicos

 

Personal Profesional y Asistente

 

• Datos de filiación

• Sueldos y derechos sociales

• Habilidades, actitudes  y destrezas

• Capacitación profesional y cultural

 

c) Proveedores:

 

• Protesista (técnico dental)

• Técnico de mantenimiento y reparaciones de equipos

• Vendedores de Materiales e insumos

• Servicios (luz, agua, teléfono, libros, revistas, etc)

• Servicios profesionales: contador, abogado, administrador, computación

 

d) Area económica:

 

• Gastos Directos e Indirectos por rubros

• Nivel de Honorarios de los otros colegas por Demanda y por Competencia

• Realidad de la economía de la ciudad o región

• Expectativas de la Economía nacional

 

e) Comunidad profesional:

 

• Número y frecuencia de Interconsultas y referencia de pacientes

• Capacitación y perfeccionamiento profesional existente

• Instituciones educativas, científicas y gremiales

• Políticas de salud señaladas por ellas. Acciones previstas.

 

Bibliografía.-

1. Gerencia del consultorio
2. Marketing en odontología ?