Palabra
clave: GERENCIA EN SALUD. GESTIÓN EN SALUD. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES.
Este
Artículo es continuación de los denominados:
GESTIÓN
EMPRESARIAL DE LA LOGÍSTICA EN SALUD (1)
GESTIÓN
EMPRESARIAL DE LA LOGÍSTICA EN SALUD (2)
GESTIÓN
EMPRESARIAL DE LA LOGÍSTICA EN SALUD (3)
4.
Formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Antes
de comentar este acápite estimamos conveniente expresar que “los bienes
se adquieren y los servicios se contratan”.
El
Plan Anual de Adquisiciones es una documento en el cual se consigna de manera
clara las diferentes adquisiciones que deberemos ejecutar en un período
determinado de tiempo, conforme se observa en la tabla que incluimos a
continuación.
En
la primera columna se anota el orden de proceso.
En
la segunda columna, el tipo de proceso de adquisición, los mismos que
podrán ser:
a)
Menor cuantía
b)
Adjudicación directa:
sin publicación (selectiva)
con publicación
c)
Licitación Pública
d)
Concurso Público
Serán
desarrollados ampliamente en páginas posteriores.
El
expediente de la adquisición debe contener:
· Requerimiento
· Bases elaboradas por
el Comité Especial Permanente
· Disponibilidad
presupuestal
· Aprobación de bases
por autoridad competente
generalmente el Gerente de Administración o quien
haga sus veces
· Invitación
· Propuestas
· Evaluación de
Propuestas
· Comunicación de
Buena Pro
· Orden de Compra.
En
la 3ra. columna se incluye el número de la Partida a la que se cargará el
gasto a ser efectuado. Ud. podrá apreciar las Partidas de uso más frecuente
en las empresas desarrolladas en el campo de la salud en el Anexo No.2
En
la 4ta. Columna del Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones, se colocará el monto presupuestado para
afrontar la adquisición.
En
la 5ta. Columna se consignará
la fecha programada para este fin de compra o disposición de bienes.
Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
|
No.
Proceso
|
Tipo
Proceso
|
Nro.
De
Partida
|
Monto
|
Fecha
|
|
01
|
Menor
cuantía
|
3014
|
S/.
10,000
|
Marzo,2003
|
|
02
|
Licitación
Pública
|
2201
|
S/.
100,000
|
Abril
2,003
|
|
03
|
Concurso
Público
|
3010
|
S/.
280,000
|
Junio
2,003
|
|
04
|
Adjudicación
Directa
|
3012
|
S/.
22,800
|
Junio
2,003
|
5.
Ejecución de la programación.-
Consiste
en un conjunto de acciones que conducen a formular documentos, proporcionar
información y realizar su seguimiento para la dotación oportuna de los
bienes y servicios programados.
Se
debe formular el llamado “ cuadro de adquisiciones” que acabamos de
comentar. Se formula según el tipo de obtención y grupos genéricos. Se
empelará para efectuar las adquisiciones, controlar la recepción de bienes
y/o servicios, las referencias para registros contables y todo lo relacionado
para la afectación presupuestaria.
Proceso
de Programación.-
Se
formulan Cuadros de Distribución- Con base a los cuadros de necesidades, se
usan por las unidades orgánicas de la entidad para verificar las entregas, el
abastecimiento por distribución automática, para registros contables, para
control previo o posterior y para sustentar ejecuciones presupuestarias.
6.
Evaluación de la Programación.-
Es
el conjunto de operaciones orientadas a establecer los resultados de dicho
proceso en un período anual o de otra duración.
Se
debe evaluar la información resultante en cada fase del proceso. Se obtiene
los siguientes resultados:
·
comparación de lo previsto en relación a lo ejecutado.
·
el costo de cada meta propuesta.
·
grado de eficiencia de la unidad
·
incidencia de la austeridad en relación con la eficiencia.
·
determinar las causas de las desviaciones presentes en las previsiones
efectuadas.
La
reprogramación.-
Es
el conjunto de acciones orientadas a modificar la programación para adecuarla
a situaciones no previstas.
Razones
por las cuales se debe o puede reprogramar:
·
variación de los objetivos o metas inicialmente previstos
·
por prepuestos menores a los calculados o esperados
·
por variación de la estructura presupuestaria
·
por medidas de austeridad
·
por medidas de racionalización administrativa
·
por la adopción de nuevas políticas de abastecimiento
·
por incorporación de nueva tecnología en la Unidad.
Dentro
de la reprogramación se pueden sustituir algunas adquisiciones ya sea dejando
los bienes imprescindibles, prescindir de aquellos que no modifican las metas
planteadas y dar de baja a todo aquello de los que se puede prescindir por no
ser de primera importancia.
|
5. El Registro y Control.
|
Es
un proceso transversal que cruza a todos los procesos técnicos y consiste en
el diseño, revisión, adecuación, y combinación de formularios o reportes
para el registro y la presentación de la información en la ejecución de los
procesos técnicos.
Por
Registro debemos conceptuar el conjunto de operaciones que se ejecutan
con los documentos y que forman parte de los procesos técnicos.
Por
Control entendamos lo relacionado a la verificación, supervisión,
evaluación y aprobación de que los registros hallados sean correctos y
equitativos.
El
Proceso de Registro y Control es el tratamiento y conversión de la información
a otros lenguajes administrativos con fines de interacción, mediante los
sistemas de catalogación.
Por
medio del uso de este procedimiento se verifica la conformidad de las
operaciones administrativas realizadas en la ejecución de los procesos logísticos
que permitan la adopción de medidas correctivas en el proceso de gestión. Se
ocupa del registro, sistematización, correlación, integración y tratamiento
de la información. Debe llamarse como “Información Logística” Es una
herramienta indispensable para el análisis de datos, al igual que la Estadística.
Formularios
de Registro y Control.-
|
Cuadros
de Necesidades
|
|
Registro
de Compras y Servicios
|
|
Estadística
de consumo
|
|
Registro
de Contratos
|
|
Ordenes
de Compras y Servicios
|
|
Registro
de procesos de Selección
|
|
Tarjetas
de Control Valorado de existencias
|
|
Tarjetas
de Control Visible de almacén
|
|
Pedido
comprobante de salida
|
|
Inventario
|
Elementos
de Control.
Cuadro
de Necesidades.- sirve
para verificar la conformidad de dependencias, el número de usuarios,
cantidades solicitadas de diversos insumos, para asegurar la eficiencia y la
eficacia en los resultados.
Presupuesto
Valorizado.- elemento
utilizado para el control valorado que busca el equilibrio financiero.
Plan
de Obtención.- documento
importante para la toma de decisiones, verifica las solicitudes, el stock en
almacén, los precios, etc., para garantizar una adquisición oportuna y
acorde con la Ley.
Plan
Anual de Adquisiciones.- documento
que permitirá realizar adquisiciones por volumen con lo cual se obtendrán
mejores precios de compra.
Cuadro
de Adquisiciones.- el
elemento de registro es el propio Cuadro de Adquisiciones. El elemento de
control es la verificación que se cumpla este cuadro de adquisiciones.
Cuadro
de Distribución.- En
el registro se determina a quién se da y el control consiste en verificar si
los bienes adquiridos llegan puntualmente en cantidad y calidad, a los
usuarios asignados.
Formulario
de Estadística.- Consiste
en una hoja informática sobre el uso de los bienes.
|
2.
Subsistema de Obtención.-
|
2a.1
Definición.-
La
Adquisición es el proceso técnico a través del cual se formaliza y
consolida la tenencia y disponibilidad de Bienes y Servicios, sobre las bases
de las necesidades previstas, guardando relación con la disponibilidad
presupuestal.
2a.2
Principios que rigen las Contrataciones y Adquisiciones
(Artículo
3ro. de la Ley)
Brevemente
comentaremos estas características:
Moralidad:
todo proceso de adquisición debe ser ejecutado respetando estrictamente los
principio de moralidad y corrección que deben regir todos los actos humanos,
más aún cuando existe dinero de terceros de por medio, ya que si se debe
adquirir Bienes, Servicios u Obras en nombre de una institución para la cual
trabajamos, deberá ser defendidos los intereses de ella, mejor que si fueran
los propios.
Libre
Competencia: cuando se
convoca a procesos de adquisición se debe respetar estrictamente el principio
de la libre competencia. Por ninguna razón se debe favorecer a ninguno de los
postores por amistad, conveniencias u otros factores. Por este mismo motivo,
no se puede llamar a proceso de compra estableciendo parámetros que uno o
alguno de los postores estén en condiciones de satisfacer.
Si
se desea adquirir, por ejemplo, televisores, se expresará que ellos deberán
tener 24 pulgadas de pantalla y no se pondrá ni marcas comerciales u otras
características que solamente una de las fábricas pueda satisfacer ante lo
pedido.
Imparcialidad:
de lo expresado en el anterior párrafo se puede deducir la implicancia de
esta característica. No favorecer a nadie ni a ningún proveedor es un
principio básico del proceso de la logística, ya que eso implicaría
desventajas para la mayoría, hecho que es sancionado por la Ley de
Adquisiciones del Estado, de manera muy clara y precisa. No solamente nos
debemos regir por este principio cuando hacemos compras en nombre del Estado o
de terceros, sean estos públicos o privados, sino que este principio es
aconsejable respetarlo aún cuando hagamos compras para nuestra propia empresa
privada.
El
concepto de que “ en negocios no hay amigos “ es mejor mantenerlo vigente
siempre, pues si se desea favorecer a alguien en particular por motivo ajenos
al negocio en el que nos encontremos, más serán las posibilidades de
fracasar o de tener una mala experiencia que lograr ventajas: para la empresa
y para nosotros como dueños de la misma.
Eficiencia:
lógicamente la eficiencia en los actos administrativos, soporta los
resultados de gestión que se obtengan. Recabar adecuada y oportunamente las
necesidades de nuestras Unidades Operativas, saber determinar coordinadamente
con ellos el volumen de Bienes que les serán necesarios para un período
determinado de tiempo operativo (trimestral, cuatrimestral, semestral, anual,
quinquenal, etc), informarse sobre las características de los Bienes que se
encuentran disponibles en el mercado, sea este nacional o extranjero, precisar
los precios vigentes, informarse sobre las características técnicas
indispensables de aquello que es solicitado por la entidad, saber adelantarse
a las necesidades futuras de estos estamento (indagando sobre las
posibilidades de ampliación técnica de aquello que compremos o de usos
alternativos que se pueda lograr con nuevos productos), siempre será
conveniente.
Un
jefe de logística o cualquier persona que trabaje en esa área, siempre deberá
estar al día con los últimos avances de la tecnología y deberá tener la
capacidad para indagar detalladamente lo existente en el mercado.
Transparencia:
Este principio podría relacionarse con el de Imparcialidad ya enunciado, pero
deseamos referirnos a que ésta debe ser una característica indispensable de
todo lo que actuemos. La buena voluntad o la ignorancia no justifica ninguna
acción de logística que realicemos pues ellas no constituyen justificaciones
o excusas valederas. Cualquier persona que realice actos de control o de
auditoría sobre operaciones logísticas realizadas por nosotros o bajo
nuestra responsabilidad, deberá poder comprobar fácil y libremente que
siempre todo fue realizado en estricto cumplimiento de las normas legales y
morales vigentes en nuestra empresa y que estén acordes con las disposiciones
legales que regulan esta actividad.
Economía:
Todo debe ser adquirido en su justiprecio, respetando la relación
dinero-ventajas técnicas y conveniencia. Nunca deberá existir dispendio ni
malversación ya que las normas de control tarde o temprano detectarán los
errores, omisiones o actos dolosos que fueran efectuados. Los dineros de la
empresa para la cual trabajamos deberá ser siempre muy bien cuidado y
respetado. “Cuidar el dinero ajeno mejor que el propio” es un aforisma muy
presente en la mente de todo gerente.
En
este acápite debemos tener en cuenta que debemos conjugar nuestras
necesidades con nuestra disponibilidad. No es que se aconseje que se compre
siempre lo más barato, pues el precio no guarda necesariamente relación
directa con la calidad de los Bienes o Servicios que se fueran a adquirir.
Precisamente bajo el lema de la Economía debemos desarrollar el sentido de análisis
que nos permita ubicarnos en un punto de equilibrio que sea ventajoso para
todos.
Vigencia
tecnológica.- Para
comprar se debe conocer lo que se está comprando y mas aún, lo que se
necesita comprar. Una persona del área de logística deberá estar siempre al
día en el conocimiento científico y tecnológico de punta y si no tiene la
oportunidad o la capacidad para “conocer bien de todo” deberá tener la
habilidad de asesorarse o pedir información a terceros cuantas veces sea
necesario.
No
es difícil verse sorprendido por algún proveedor que con tal de salir de algún
producto obsoleto o que muy pronto vaya a ser reemplazado por otro alternativo
que dispone de mayores ventajas sobre lo que nos han ofrecido. “Los grandes
descuentos sobre material de stock” no siempre responden a un acto de muy
buena voluntad de los vendedores. Hay que desconfiar cuando existen demasiadas
ventajas o cuando hay una brecha muy grande entre las características físicas
u operativas de un bien, las que no guarden relación lógica con el precio
ofertado.
Trato
justo e igualitario.-
Aunque se puede suponer que este aspecto ya ha sido comentado, es necesario
incluirlo, ya que es obligación de toda persona que interviene en un proceso
de adquisición, darle un trato justo e igualitario a todos quienes estén
interesados en proveernos de sus productos, no solamente por las derivaciones
legales existentes, sino por principios morales y éticos que deben regular
siempre nuestra conducta empresarial y personal.
2a.3
Finalidades de la Ley.-
La
razón de que se hayan emitido regulaciones sobre los procesos de adquisición
de Bienes y contrataciones es para garantizar que las entidades del Sector Público
obtengan Bienes y Servicios que sean:
2a.4
Prohibición de fraccionamiento.-
Dentro
de la normatividad legal, se mantiene un principio que regula la Logística y
es que “se debe evitar el fraccionamiento”. Está prohibido hacerlo y lo
explicaremos a continuación, teniendo la seguridad de que cuando Ud. haya
completado de leer este libro, tendrá mejores elementos de juicio para
concebir a cabalidad este concepto que existe la posibilidad de que no quede
muy claro..
Es
necesario saber que los distintos procedimientos de adquisición se
caracterizan ya sea tanto por los procedimientos empleados para establecer
contacto con los distintos proveedores, hecho que está directamente
relacionado con el importe de nuestras futuras adquisiciones. Cuando se debe
buscar de hacer una compra considerada “por poco monto de dinero”, se
puede efectuar un proceso de adquisición llamado de Menor Cuantía (en la
actualidad estos procedimientos son aquellos en los cuales la compra no supera
las 5 Unidades Impositivas Tributarias (U:I:T) que son 15,500 soles. La U.I.T.
se considera el día de hoy equivalente a S/. 3,100 . Estas cifras son
permanentemente reguladas por el Estado, las oficinas financieras del mismo y
por la Ley del Presupuesto General de la República.
Estos
procesos denominados de “Menor Cuantía” solamente exigen que se escoja a
uno o más proveedores y que si se considera apta una sola de las propuestas
(que cumple satisfactoriamente con las especificaciones técnicas propias del
bien que se está comprando y que se guarda relación armónica con el precio
solicitado), la persona encargada de las compras pueda decidir a su propio
criterio (por supuesto que bajo su responsabilidad administrativa) que la
compra se efectúe a alguno de los postores que haya sido invitado, sin
exigirse mayores mecanismos de evaluación y calificación para su propuesta,
lo que sí es exigible en los otros procedimientos de compras o adquisición.
Este
proceso faculta que sea realizado de manera rápida, sin mayores
complicaciones, sin desarrollar demasiadas exigencias. Es de tipo básico y no
sofisticado y se efectúa sin que deban ser distraídos en el proceso de
compra tanto la infraestructura de la entidad convocante, sin ocuparse el
tiempo del personal y sin tener que efectuar mayores gastos de publicaciones.,
etc. Tiene grandes ventajas pero fácilmente puede sobrepasarse o incumplirse
varios de los postulados que acabamos de enunciar como ser imparcialidad,
transparencia, libre competencia, trato justo e igualitario, etc.
Si
la compra que se debe hacer supera esta cantidad, se debe realizar otro tipo
de procedimiento que analizaremos detalladamente en las páginas siguientes,
los cuales pueden ser clasificados como Adquisiciones Directas Selectivas o
Adquisiciones Directas Públicas que demandan otro tipo de actitud y que
obligan a seleccionar tres o más proveedores ya sea de manera directa
(selectiva, por invitación personal o directa) o bien que sean respetándose
el principio que se deba publicar un aviso en los diarios y que permita que
cualquier proveedor participe, que el proceso sea de naturaleza pública y que
si cualquier proveedor cumple con las Bases Administrativas preparadas específicamente
para cada proceso de adquisición (que estudiaremos después),
Expresado
esto, comentemos ahora el concepto de “evitar el fraccionamiento” con el
uso de un ejemplo ficticio por supuesto.
Imaginémonos que debemos realizar la contratación de una obra para
remodelar un ambiente de nuestro local. Si el acuerdo fue ése: “remodelar
un ambiente” se debe respetar el acuerdo existente y se deberá convocar la
ejecución de todos los actos que ello implica. Lógicamente que este acto de
remodelación incluirá supuestamente, muchas de las siguientes actividades:
-
Arreglo
de las paredes o acondicionamiento de las mismas con material decorativo
superpuesto como ser madera, fórmica, etc.
-
Pintado
de los techos o de algunas superficies adicionales.
-
Cambio
del piso del ambiente
-
Instalación
de aparatos de iluminación
-
Instalación
de cortinas o elementos que permitan regular el ingreso de luz.
-
Instalación
de equipos de aire acondicionado o ventiladores.
Supongamos
en aras del ejemplo que todo el proceso de remodelación pueda generar un
gasto total de S/. 150,000 soles. El proceso
de llamamiento a postores deberá respetar ciertas características y las
bases se efectuarán con términos específicos señalados en la Ley. Nadie
podrá designar bajo su propio criterio a alguno de los postores y menos lo
podrá elegir a su propio gusto o decisión.
Si
alguien supone que podría hacer varios procesos fragmentados como ser:
-
Un
proceso de decoración de paredes con madera
-
Pintado
de los techos
-
Colocación
de material acústico en algunos sectores de los techos
-
Cambio
del piso
-
Instalación
de equipos de iluminación en el ambiente general
-
Instalación
de equipos de iluminación en ambiente de oficina
-
Instalación
de cortinas
-
Instalación
de tapasoles
-
Instalación
de ventiladores
Estará
en un error pues fácilmente se supondrá que estará fraccionando el
proceso para favorecer a alguien. Lo explicamos.
Si todo el proceso equivale a un gasto total de S/. 150,000 podemos suponer
que algunos o muchos de los subprocesos enunciados no superen los 15,5000
soles y que se pueda hacer bajo el sistema de Adjudicación de Menor Cuantía
en el cual la decisión de la adjudicación se toma por una persona de Logística.
Ya sabemos que este es un proceso que no involucra necesariamente a varios
proveedores lo que permite mayor transparencia del proceso visto de manera
integral.
Para
terminar con este concepto de “evitar el fraccionamiento “ expresemos que:
No
se considera fraccionamiento cuando por razones de complejidad, presupuesto o
financiamiento, coyuntura o obsolescencia del bien, servicio u obra, la
entidad decide, con la debida sustentación, que la adquisición o contratación
se efectúe por etapas, tramos, paquetes o lotes.
La
prohibición de fraccionamiento se aplica sobre el monto total de la etapa,
tramo, paquete o lote a ejecutar.
Nada
obliga a la entidad a efectuar sus adquisiciones o contrataciones en un solo
momento o lugar, siempre y cuando en su programación se hayan tenido en
cuenta las razones expuestas.
2a.5
Procesos de Selección.-
Existen
diversos tipos de procesos de Selección:
(continuará)
Los conceptos vertidos en
este documento y en los que serán publicados en esta web sobre el mismo tema
en los siguientes meses, han sido tomados de los apuntes del Curso que
fuera dictado por el distinguido Prof. Dr. Miguel Vera, en el IV Semestre de
la Maestría de Gerencia de Servicios de la Facultad de Medicina de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos el año 2,003, a los cuales le hemos
adicionado otros diversos conceptos tomados de libros y artículos que tocan
esta especialidad y otras complementarias a ella.
El enfoque que brindó el Dr.
Vera a su Curso nos pareció sumamente interesante.
Nuestro único deseo ha sido que muchas más personas del ámbito hispano
parlante se beneficien de sus enseñanzas y que estas no queden para provecho
exclusivo de quienes hemos tenido el honor de ser sus alumnos.
Los Autores.
