Palabra clave: GERENCIA EN SALUD. GESTIÓN EN SALUD.

Autor: Germán Vidal Palma
Escuela de Postgrado USIL

Una de las mejores maneras de hacer más en menos tiempo, es crear una lista de actividades que se hará durante el día. Dividirlas en actividades realizables, trabajarlas y completarlas. Debemos evitar que los problemas de hoy se conviertan en pesadillas en el futuro.

Si cuidamos los minuto, los años se cuidarán solos, dijo Benjamín Franklin. “Muchas llamadas que hacer, muchos clientes que atender, muchas cosas para hacer. ¿Cómo hago para terminar todo? Si solo tuviera más tiempo...” Nunca habrá suficiente tiempo disponible. Una de las primeras regla que aprendí como gerente de proyectos es que siempre habrá más cosas que hacer que las horas disponibles para hacerlas. Pero, más aún, si nos dieran más tiempo para hacer todas nuestras tareas, siempre encontraremos cosas pendientes por hacer. Es la regla, tenemos más trabajo con menos tiempo y recursos para realizarlo.

Hay una forma de romper este círculo vicioso. Tenemos que gestionar el tiempo, simplemente hacer lo mismo que hacemos cuando gestionamos un proyecto, gestionemos nuestro tiempo con la misma disciplina y compromiso. En los siguientes párrafos comparto sugerencias útiles a fin de ayudarlos a gestionar de una manera mejor nuestro tiempo.

¿Sabes lo que quieres hacer? Esta es una pregunta de sentido común que muchas veces es ignorada: Nada será realizado si no se sabe qué es lo que se tiene que hacer. Una de las mejores formas de organizar el trabajo es usando listas de tareas, en una agenda de papel, una agenda digital o un software especializado y dividirlas en tres partes:

·    La gran figura. Nos ayuda a tener una foto de todos los proyectos que se manejan en un intervalo de tiempo determinado, puede ser un mes o un año.

·    Pasos por seguir. Descomponer todas las labores que se tiene que hacer en un proyecto en tareas gestionables y realizables. Aquí solo se deben de incluir las tareas que son realizadas por nosotros mismos y que no dependen de otros.

·    Lista de espera. Nos ayuda a realizar un seguimiento de los temas que tienen que ser resueltos por terceras personas, normalmente incluyen tareas que han sido delegadas.

Utilizar las herramientas de la lista no es suficiente para llevar una buena gestión del tiempo. Es importante categorizar y dar prioridad a todas las actividades, colocándoles tiempos estimados de inicio y término de cada tarea. Esto nos ayudará a determinar qué hacemos primero.

Todas las mañanas, antes de empezar con el día de trabajo, tomémonos cinco minutos en revisar la lista y decidamos qué actividades realizaremos durante el día. Hay un límite en el número 
de actividades pendientes para no sobrecargar el día. Dos a tres 
tareas importantes por día es un buen objetivo por alcanzar. 
El resto del día se puede dedicar a tareas menos importantes y esto 
le dará un descanso a la mente.

Ahora bien, nuestro trabajo es interrumpido con frecuencia y hace 
que dejemos muchas cosas a medias. Aquí unas recomendaciones para mantenernos focalizados y controlar mejor nuestro tiempo.

·    ¿ La acción que nos interrumpe es relevante para nuestros objetivos? Si la respuesta es no, entonces debemos de eliminar dicha acción; si la respuesta es sí, entonces preguntémonos cuál es el siguiente paso.

·    Si la tarea tomará sólo un par de minutos para resolverla, entonces resolvámosla en ese instante.

·    Si la tarea es más compleja, entonces podría delegarse o colocarse en una lista de espera.

Es importante usar el sentido común para saber lidiar con las distracciones e interrupciones de nuestro tiempo. Algunas veces tendremos que ayudar a alguien a resolver el trabajo con el costo de interrumpir el flujo de trabajo. Pero esto se debe hacer a sabiendas de que el tiempo perdido tendrá que recuperarse y el cronograma personal tendría que ser modificado. Recuerde que somos nosotros los únicos dueños de nuestro tiempo.

Publicado por el Diario El Comercio 21/03/03